工数管理・業務管理ツール | Pace(ペース)

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無料で使える!工数管理ツール4選【最新版】

今回は、無料プランのある工数管理ツールをご紹介していきます!

「工数管理ツールを導入したいけれど、コストはかけたくない」
「とにかく手間をかけずにツールを導入したい」
という方にとっては、非常に参考になる内容かと思います。
 

記事後半では無料ではないものの、比較的低コストで導入できる工数管理ツールに関してもご紹介させていただいております。ぜひ導入時のご参考となさってください。

工数管理ツールとは?

工数管理ツールとは「”だれ”が”どのタスク”に”どれだけの時間”をかけたか」を記録することで工数を管理し、社内の業務効率化・生産性向上を目指すための業務管理ツールとなります。

工数とは?
「業務にかかる時間」×「業務に関わる人の数」という計算式で算出されるもので、プロジェクト完了までに必要な業務量の合計

正しい運用方法を理解したうえで工数管理を行えば、プロジェクトの問題点を発見しやすくなったり、今後の利益率や売上の向上につなげることも可能となります。

参考記事:『工数管理のやり方・具体的な運用方法を3ステップで徹底解説

なにより「”だれ”が”どのタスク”に”どれだけの時間”をかけたか」というメンバーの働きがツールで視覚化されることは、様々なメリットをもたらしてくれます。

メンバーの働きが視覚化されることによるメリットは以下の通りです。

■プロジェクトリーダー・管理者のメリット
・メンバーの進捗状況を的確に把握できるので、計画通りにプロジェクトを進めやすくなる。
■メンバーのメリット
・常にやるべきことが明確になるので、目の前のタスクに集中できる
・プロジェクトの一員である自覚が高まり、当事者意識をもって作業に取り組める

工数管理ツール導入で得られる効果は小さいのでは?

ここまでの部分で工数管理ツールの大まかなイメージを掴んでいただけたことと思います。

ですが、ツール導入で得られる効果に疑問を持っている方も多いのではないでしょうか?ここからは自社での経験談にもとづいて、ツール導入で得られた効果をお話ししていきます。

業務改善のヒントが発見できた

「業務改善を行おうと思っても、どこから手を付ければいいのかわからない」という方も多いと思います。

自社では工数管理ツールでプロジェクトの状況を可視化したことで「赤字の原因となった作業」、「時間のかかっている作業」が見つかり、業務改善のためにやるべきことを優先的に取り掛かれるようになりました。

また利益率の高いサービスなども見えてくるため、利益の残りやすいサービスを中心とした経営も可能となりました。

日々の進捗報告が簡略化

先程ご紹介させていただいたメリットは、比較的経営者視点のお話しでした。ですので次は、タスクを行うメンバー視点でのメリットを紹介させていただきます。

数多くのプロジェクトに関わっていると、会議などでの日々の進捗報告にどうしても時間を取られてしまいます。その点工数管理ツールを導入すれば、その日自分が行ったことを簡単に伝えることができます。

これによって進捗報告のためのコミュニケーションコストが削減でき、より日々の作業に集中できるのではないでしょうか。

参考記事:『工数管理とは?メリットとデメリットについて徹底解説

工数管理ツール選定時のポイント

クラウド型かインストール型か?

工数管理型ツールに限らずITツール全般には、クラウド型とインストール型の2つの種類がございます。

本記事をご覧の方は、

「とにかく手間をかけずにツールを導入したい」
「工数管理ツールを導入したいけれど、コストはかけたくない」
という方が多いと思います。そのような方にはクラウド型の検討をおすすめします。
 

クラウド型

クラウド型はインターネットの使用環境があれば、遠隔地で働くテレワークメンバーも利用可能です。

導入時の専門的な知識が必要なく、手続きも非常に簡単です。そのため気軽に導入しやすいタイプだと言えますね。

インストール型

インストール型は自社のPCにソフトインストールする必要がございます。使用できるのは、社内のネットワークとインストールしたデバイス間のみとなります。

導入・設定時に専門的な知識が必要なため、初心者にとっては手続きが難しく感じるかもしれません。

クラウド型とインストール型の特長を表にまとめさせていただきましたので、選定時のご参考となさってください。

  クラウド型(初心者の方におすすめ) インストール型
インストール 不要 必要
ネット環境 必要 不要
対応デバイス ツールによっては、PC、スマホ、タブレットの利用可能 PCのみ
導入までの手続き シンプル 複雑
セキュリティレベル システムに依存(テレワークなどでの利用の際にはセキュリティ対策を推奨)、 比較的高い
遠隔地での利用
カスタマイズ 基本的に行えない 必要に応じたカスタマイズが可能

 

一度使ってみる

ツール選定時に最も重要なポイントは、「実際に使ってみる」ことです。

本記事では無料で使用できるものや無料体験を実施している低価格なツールなど、気軽に導入しやすいもののみをご紹介させていただいています。

ですのでぜひ一度使ってみて、使用感を試してみることをおすすめします。

より詳しい判断基準が知りたいという方は、下記記事をご参考になってください!

参考記事:『工数管理ツール選定時に注意すべき4つのポイント

無料プランのある工数管理ツール

ここからは無料プランのある工数管理ツールを紹介させていただきます!

■無料プランのある工数管理ツールを導入する際の注意点
無料プランの中には、一部機能やユーザー数に制限のあるものもございます。ですので、無料プランで自社の課題を解決できるかを考えながらご覧になってください。

『Bitrix24(ビトリックス)』

Bitrix24(ビトリックス)は欧米を中心に、約800万社以上で導入されている工数管理ツールです。クラウド型とインストール型の両方の取り揃えがございます。
 
豊富な機能がとり揃っているため、工数管理はもちろんのこと、プロジェクト管理、タスク管理、顧客管理など様々な場面で活躍してくれます。
 

特長①時と場所を選ばない工数管理が可能!

Bitrix24(ビトリックス)の大きな特長のひとつは、時と場所を選ばない工数管理が可能だという点です。

WindowsとMac両方のPCで使用可能なことに加えて、アプリ(Android・iOS対応)を用いたスマホからの操作も行えます!

このことによって電車に乗っているときやエスカレータに乗っているときなど、ちょっとした待ち時間にもプロジェクトの工数をチェックすることができます。「外出先でもこまめにプロジェクト進捗を管理したい」という方には、非常におすすめなのではないでしょうか。

またアプリのプッシュ通知機能を用いることで、期限間近のタスクや工数の超過を見過ごすことが少なくなりますね。

特長②工数管理機能以外も充実!

2つ目の特長は機能の豊富さにございます。

Bitrix24(ビトリックス)は作業量と担当人数を計算して工数を管理する機能だけでなく、ガントチャートを用いたプロジェクト管理機能や社員の出勤管理機能などが備わっています。

無料プランだけでも幅広いサービスを利用することが可能ですので、ぜひ色々と試してみてください。ひとつのツールで業務を一括管理することができれば、大幅のコスト削減が見込めますね。

特長③無料のウェビナーが受けられる!

3つ目の特長は、無料のウェビナーが受けられることにあります。

導入後に「ツールを使いこなせている自信がない」、「なかなか効果が実感できない」と感じられる方もいると思います。そんな方々の頼りになるのが無料で開催されるウェビナーです。

ウェビナーでは使い方、機能がもたらす効果など丁寧に解説してもらえます。また後半部分に質問の時間が設けられることもあるので、気になることを質問してみても良いかもしれませんね。

注意点として、ウェビナーは英語もしくはドイツ語、スペイン語、ポルトガル語などの外国語で行われます。

このように海外のサービスだと、すべてのサービスが日本語で受けられない可能性もございます。ですので海外のツールを利用する際には、どこまで日本語対応しているかを確認するようにしましょう。

英語が苦手な方は、チャットなどを通じて機能に関する質問をしてみてください!

■ウェビナーとは?
ウェブとセミナーを組み合わせた造語。インターネット上で行われるセミナーのことを指す。

無料プランについて

・ユーザー数:12ユーザーまで(現在は一時的にユーザー数の制限が解除されております。)
・タイプ:クラウド型(インストール型には無料プランがございません。無料体験は可能です。)
・オンラインストレージ:5GBまで
※有料プランの30日間の無料トライアルあり
※現在セール開催中

URL:https://www.bitrix24.jp/uses/kousuu-kanri-tools.php

このような方におすすめ

ここまでのお話を踏まえたうえで、Bitrix24(ビトリックス)は下記のような方におすすめです。

  • スマホからも工数管理を行いたい方
  • ひとつのツールで業務を一括管理したい方
  • 英語でのサービス利用に抵抗のない方

『Brabio!(ブラビオ)』

Brabio!(ブラビオ)は操作性の高い、初心者に優しいプロジェクト管理ツールです。この使いやすさが高い評価を受けており、20万社以上の導入実績を誇っています。

ガントチャートを用いたプロジェクト管理が主な機能ですが、工数管理に関する機能も非常に充実しています。「プロジェクト横断ビュー」機能を使用することで、複数プロジェクトの工数を見える化することも可能です。

特長①工数管理が1分で始められる!

Brabio!(ブラビオ)の大きな魅力は、導入に必要な手続きの簡単さです。以下の4つのステップを行うだけで無料プランが利用できます。

  1. メールアドレスの登録
  2. メールアドレスに届いたURLをクリック
  3. パスワードを設定
  4. グループ名の決定

これだけの手続きで使い始められるのは、大きな魅力です!またはじめやすいことに加えて、操作性も非常に高いです。これらのことから、初心者の方にとって優しいツールだといえますね。

登録後に不要なメールが届いたりすることもございません。ぜひ気軽に工数管理を始めてみてください!

特長②Googleのセキュリティ基盤で利用できる!

2つ目の特長として挙げられるのが、セキュリティの安全性です。

クラウド型のツールのセキュリティレベルは、「外部のWEBサーバの管理体制に依存する」というリスクがございます。その点、Brabio!(ブラビオ)は世界的有名企業のGoogleのセキュリティ基盤で利用できます。

もちろん比較的安全性が高いとはいっても、確実に問題が起こらないというわけではございません。ですので利用するメンバーのセキュリティ意識を高く持ち、各自でPCの安全対策を徹底するようにしましょう。

特長③複数プロジェクトの工数管理が同時に実現!

工数管理ツールのなかには、複数プロジェクトを一つの画面で管理できないものいくつかあります。

ですがBrabio!(ブラビオ)では、最初にもお話しした「プロジェクト横断ビュー」機能を使用することで、複数プロジェクトの工数を見える化することも可能です。

このことによって部分的ではなく、会社全体で「”だれ”が”何を””どれだけ”やっているのか」が一目でわかるようになります。

無料プランについて

・ユーザー数:5ユーザーまで
・タイプ:クラウド型
プロジェクト数:無制限
・ストレージ:50MBまで

URL:https://brabio.jp/

このような方におすすめ

ここまでのお話を踏まえたうえで、Brabio!(ブラビオ)は下記のような方におすすめです。

  • 導入に手間をかけたくない方
  • セキュリティレベルの高さを重視する方
  • 複数プロジェクトの工数を同時に管理したい方

『TimeCrowd(タイムクラウド)』

TimeCrowd(タイムクラウド)は、工数の中でも「時間」の管理に特化した在宅勤務・テレワーク対応時間管理ツールです。

工数管理を行う上で時間の使い方を考え直すことは非常に重要となります。人員を増やしたり、ひとりあたりの作業量を増加させるのではなく、時間の使い方を見直すことで業務効率化につなげてみてください。

TimeCrowd(タイムクラウド)を導入すれば、テレワークで働くメンバーの勤務状態もわかりやすく視覚化されます!

特長①手軽に始められる!

TimeCrowd(タイムクラウド)の大きな特長のひとつは、手軽に始められる点です!

アプリの利用でスマホから使えるだけでなく、GoogleChromeの拡張機能から操作することも可能です!ですのでGoogleアカウントがあれば、新しくアカウントを作成する必要もございません。

ちなみにGoogleChromeの拡張機能から記録を行う際には、Chromeで開いているページのタイトルを文字入力無しでタスク名に設定できます。

気軽に始められるだけでなく、気軽に使えるツールでもあると言えますね。

特長②外部機能との連携が充実!

2つ目の特長として挙げられるのは、外部ツールとの連携機能が充実している点です。

特長①の部分でGoogleChromeからの利用が可能だとお話ししましたが、それ以外の外部機能との連携も充実しています。外部ツールとの連携で下記のようなことが可能となります。

  • Webhookを用いて、作業履歴をSlackに通知
  • GoogleCalenderに登録しておいたタスクを表示
  • ChatWork上から工数を記録可能

このようなTimeCrowd(タイムクラウド)を中心とした業務フローが確立されることで、日々の作業を効率化できそうですね。

ChatWorkのチャットを通じてわからないことを聞くことも可能です。使用方法に不安がある方は、ぜひ利用してみてください。

■Webhookとは?
Webアプリケーションでイベント(設定されたきっかけ)が実行された際に、外部サービスに通知する仕組み。サービス連携の際によく使われる。

特長③データ分析がしやすい!

特長の3つ目は、データ分析のしやすさです!

工数管理や時間管理において、日々の入力で蓄積されたデータを分析することは今後の改善点を見つけるうえで非常に重要です。ですがデータ分析を面倒に感じる方も多く、蓄積されたデータを生かしきれていないこともあるでしょう。

しかしTimeCrowd(タイムクラウド)は、これまで蓄積されたデータをチーム、メンバーごとにグラフ化してくれます。グラフは色付きで非常にわかりやすいため、抵抗感なしでデータ分析が行えます。

チーム、ユーザーごとに単価を設定することで、プロジェクトにかかったコスト状況を分析することも可能となります!

 

無料プランについて

・ユーザー数:1ユーザーまで
・タイプ:クラウド型
※有料プランの14日間の無料トライアルあり

URL:https://www.bitrix24.jp/uses/kousuu-kanri-tools.php

TimeCrowd(タイムクラウド)の無料プランは個人利用のみとなっているため、チーム利用可能な有料プランに関してもご紹介させていただきます

有料プランに関しても、比較的低コストで導入することが可能です。

有料プランについて

・初期費用:無料
・月額費用:スタンダードプラン 500円/1名あたり、エンタープライズプラン 800円/1名あたり
※14日間の無料トライアルあり

URL:https://timecrowd.net/home

このような方におすすめ

ここまでのお話を踏まえたうえで、TimeCrowd(タイムクラウド)は下記のような方におすすめです。

  • 個人での利用を考えている方
  • 時間管理を徹底したい方
  • データ分析を気軽に行いたい方

『Jooto(ジョートー)』

Jooto(ジョートー)は株式会社PR TIMESが提供している、クラウド型のタスク管理ツールとなります。タスク管理ツールではありますが、メンバーの作業状況が常に見える化されているため工数管理に用いることも可能です

日本人が立ち上げたサービスのため、すべてのサービスを日本語で利用できます。

特長①直感的に使用できる!

Jooto(ジョートー)の大きな特長のひとつは直感的に使えるシンプルなデザインです。

使用感はふせんを貼ったり、はがしたりしているような感覚に似ています。基本の操作はドラッグ&ドロップのみのため、専門的な知識がない方でも直感的に利用できます。

ダッシュボードに貼られているタスクの数から、プロジェクト管理までに必要な工数が即座に把握できます。進捗管理に要する時間が削減できるので、管理工数を大幅に抑えることにつながっていきます。

特長②使用者の高い満足度!

大きな特長の2つ目は、使用者からの高い満足度を誇っている点です。

Jooto(ジョートー)による調査では、マネージャーの87%が業務の改善を実感しています。

アンケートで多く上がった意見は以下の通りです。

  • 情報共有がスムーズになった
  • 業務を計画的に進められるようになった
  • 業務スピードが向上した
  • 確認漏れなどのミスが軽減した

※2019年1月15日~1月22日実施 Jooto利用者アンケート調査

高い満足度を得ているツールであることは導入する上で、安心感を与えてくれますね。

特長③無料プランで基本機能すべてが利用可能

3つ目の特長は、無料プランで基本機能がすべて利用可能な点です。

無料プランのある工数管理ツールのなかには、一部機能に制限があるものも多くあります。その点、Jooto(ジョートー)は無料で基本機能がすべて利用できるのは魅力的ですね。

無料プランですべての機能の使用感が分かっていれば、有料プランへの移行もスムーズに行えるのではないでしょうか。

無料プランについて

・ユーザー数:4ユーザーまで
・タイプ:クラウド型
・ストレージ:100MBまで

URL:https://brabio.jp/

このような方におすすめ

ここまでのお話を踏まえたうえで、Jooto(ジョートー)は下記のような方におすすめです。

  • 簡単操作で利用できるツールを求めている方
  • 無料で有料プラン同様の機能を使用したい方

無料プランのある工数管理ツールの特長を表にまとめさせていただきました。導入時のご参考となさってください!

  ユーザ数 タイプ ストレージ
Bitrix24(ビトリックス) 12ユーザーまで(現在は一時的にユーザー数の制限が解除されております。) クラウド型 5GBまで
Brabio!(ブラビオ) 5ユーザーまで クラウド型 50MBまで
TimeCrowd(タイムクラウド) 1ユーザーまで クラウド型  
Jooto(ジョートー) 4ユーザーまで クラウド型 100MBまで

500円から利用できる工数管理ツール

ここからは無料プランはないものの、低コストかつ気軽に導入しやすいツールをご紹介させていただきます!

日報を用いた工数管理ツール『Pace(ペース)』

Pace(ペース)とは、ホームページ制作会社「株式会社リーピー」が企画・開発を行う日報を用いた工数管理ツールです。

無料プランはございませんが、一律500円ですべての機能が利用可能となります。またクラウド型のため導入までに多くの手間を要することはありません!

特長①メンバーが行うのは日報入力だけ!

Pace(ペース)の大きな魅力は、メンバーの作業が日報入力のみだということです。

せっかくツールを導入したものの、入力漏れが多数でてきたり、機能を使いこなせないメンバーがでてきてしまっては、効果を最大限に得ることはできません。その点Pace(ペース)は、日報入力のみで工数管理ができるのでメンバーも気軽に続けることができますね。

経営者の方にとっても、日々の日報に取り入れるだけで工数管理ができるので、導入しやすいのではないでしょうか。

特長②採算状況がリアルタイムで視覚化!

 

特長の2つ目として挙げられるのは、採算状況がリアルタイムで視覚化される点です。

上記画像のように、ひとつの画面に複数プロジェクトの採算状況がリアルタイム把握できるようになります。日報入力時にこの画面を目にすることになるので、自然と利益状況を意識した働き方にシフトチェンジしていきます。

このことによってメンバーは、当事者意識をもって作業に取り組めるようになるのではないでしょうか。また管理者やプロジェクトリーダーの方は、利益の残るプロジェクト進捗を実現できるようになります。

特長③今後の経営にも活用できる!

最後3つ目にご紹介するのは、タスクを行うメンバーではなく経営者の方に便利な機能です。

工数管理においては日々工数を管理するだけでなく、蓄積されたデータを今後の経営に生かしていくことが重要となります。

そのためPace(ペース)では設定期間内における「営業利益/時間ランキング」「平均営業利益ランキング」「営業利益ランキング」「粗利ランキング」の閲覧ができるようになっています。

このように蓄積されたデータを利益状況として見える化することで、利益率の高いサービスを中心とした経営につながるヒントを得ることができます!

 

料金プラン(税込)

・初期費用:無料
・月額費用:500円/1名あたり
・タイプ:クラウド型
※30日間の無料トライアルあり

URL:https://paces.jp/

このような方におすすめ

ここまでのお話を踏まえたうえで、Pace(ペース)は下記のような方におすすめです。

  • 気軽に使えるツールを求めている方
  • 採算状況を意識した工数管理がしたい方
  • 工数管理を将来の経営にも生かしていきたい方

参考記事:『制作会社におすすめ!工数管理ツール『Pace(ペース)』とは?

『ZENO(ゼノ)』

ZENO(ゼノ)は工数管理のみに限らず、ビジネスに必要なほとんどの機能が月500円で利用できるツールです。

利用できる機能は大きく以下の6つとなります。

  • 工数管理:作業実績の記録が可能
  • 社員管理:人事情報管理、組織図作成など
  • 勤怠管理:シフト管理、休暇・有給管理など
  • 目標管理:プロジェクトにおける貢献度を可視化できる
  • 日報:検索・集計・SNS機能を備えたクラウド日報
  • 顧客管理:取引先・営業先情報の管理など

月500円でこれだけの機能が利用できるのは非常に便利ですね。必要に応じて機能をカスタマイズすることも可能なので、会社に最適な形での導入が実現するのではないでしょうか。

特長①操作性の高さ!

ZENO(ゼノ)の大きな特長のひとつは、操作性の高さです。

最初にお話しさせていただいた6つの機能を統一されたインターフェースで利用することが可能です!そのため新たな機能を使用するのに学習コストを要する心配はございません。

またスマホからの利用も可能な点からも操作性の高さがうかがえますね。さらに日本語・英語・ベトナム語の3か国語に対応しているため、外国籍の社員の方でも使いやすくなっています。

特長②その他機能と連携した工数管理が可能!

2つ目の特長は、工数管理機能をその他機能と連携させられる点です。

工数管理機能とその他機能の組み合わせ例は以下の3つとなります。

  1. 工数管理+日報
  2. 工数管理+カレンダー
  3. 工数管理+顧客管理
1.工数管理+日報

先程ご紹介したPace(ペース)は日報に入力した内容が工数管理に反映されるタイプだったのに対して、ZENO(ゼノ)は工数情報を日報に取り込める仕様となっております。

工数管理アプリで入力した内容を日報に反映できるため、日報入力にかかる時間を削減できますね。

2.工数管理+カレンダー

カレンダーアプリに工数情報を登録することが可能です。

カレンダーに登録された工数をクリックするだけで、プロジェクト名、作業名、開始時間、終了時間が確認できます。

3.工数管理+顧客管理

顧客管理アプリに登録されている情報と、工数管理の際に登録するプロジェクト情報を紐づけることが可能です。

多機能さを生かして、色々な形での工数管理が実現できます!日報やカレンダーなど日頃使用しているものと連携させて工数管理ができるのは非常に魅力的ですね!

料金プラン(税込)

・初期費用:無料
・月額費用:500円/1名あたり
・タイプ:クラウド型
※30日間の無料トライアルあり

URL:https://products.zeno-system.com/

このような方におすすめ

ここまでのお話を踏まえたうえで、ZENO(ゼノ)は下記のような方におすすめです。

  • 低価格で多くの機能を使用したい方
  • 学習コストを抑えたい方
  • 工数管理をその他機能と連携させて行いたい方

そのほかの”おすすめの工数管理ツール”については、以下記事にてご紹介しておりますので、こちらをご参考ください!

参考記事:『【業種別】工数管理におすすめツール12選|料金・機能を徹底比較

さいごに

いかがでしたでしょうか?

今回は無料プランのあるツールと比較的低コストで導入可能なツールをご紹介させていただきました。どれも低コストであるだけでなく、導入までの手続きが容易なものもほとんどとなっております。

まずは少ない人数で試してから、徐々にチーム単位、会社全体に浸透させていってみてはどうでしょうか?

ツールを用いた工数管理が社内の業務効率化・生産性向上に貢献してくれるはずです!