工数管理とは？

「生産性向上」や「業務効率化」はすべてのビジネスマンにとっての永遠のテーマではないでしょうか。DX（デジタルトランスメーション）が進む昨今、以前にも増して業務効率化・生産性向上への取り組みが加速しています。そんな取り組みの中でも幅広い業種で積極的に取り入れられているのが、「工数管理」です。

では現代社会のニーズの高まりともに拡大スピードを増す「工数管理」とは、どのようなものなのでしょうか？

まずは「工数」という言葉を確認していきます。工数は、「業務にかかる時間」×「業務に関わる人の数」という計算式で算出されるもので、プロジェクト完了までに必要な業務量の合計のことを指します。そして、この工数を見える化して管理することを工数管理といいます。

工数管理ツールでは、プロジェクト完了までにかかっている「時間」と「人」をリアルタイムで見える化することが可能です。このことによって、”期限を厳守したプロジェクト進行”だけでなく、”不採算事業の時間のかかっている作業の特定”や”負担の多いメンバーの発見”、”利益最大化のための最適な人員配置”などが実現可能となります。

参考記事：『工数管理とは？メリットとデメリットについて徹底解説』

多岐にわたって社内の業務効率化・生産性向上に貢献する工数管理ツールですが、工数管理ツールにも数多くあるため、ツールの選定を間違えるとうまく効率化に活かせない可能性もあります。そのため本記事では、選定時に注意すべき5つのポイントをご紹介させていただきます。

工数管理ツールの選定時の5つのポイント

工数管理ツールを選ぶ際に、重要な点は以下の5つになります。

それではそれぞれのポイントについて、詳しくお話ししていきましょう。

１.導入目的の明確化

工数管理ツールと一言で言っても、工数管理に特化したものから多機能さを売りにしたものまで、さまざまな種類がございます。そのため業種や用途、目的に応じて最適なツールは異なってきます。ですので「導入の目的」を明確にしたうえで、選定することをおすすめします。

しかし、いざ導入するとなると「種類が多くて、どれを選べばよいのかわからない」と迷う方も多いと思います。その際には、「現在社内で抱えている問題を解決できるのか」という観点で判断していただくと会社に適した工数管理ツールが見えてくるはずです。

本記事では、工数管理ツールを3つのタイプにわけてご紹介させていただきます。自社に適しているタイプはどれなのかを考えながらご覧ください。

工数管理特化型

工数管理特化型は、その名の通り工数管理に特化したツールとなります。ツールによって多少の違いはございますが、基本的には案件内容、受注額などの案件情報を登録したのち、だれがどれだけの作業に取り掛かったのかを随時入力していきます。すると常に採算状況を見える化した状態で、プロジェクト進行を行うことが可能となります。

限られた機能のため、慣れるのに時間がかかることもありません。そのため、気軽に取り入れやすいタイプともいえますね。

具体例

工数・プロジェクト管理ハイブリッド型

このタイプは、採算状況を見える化する工数管理に加えて、ガントチャートなどを用いたプロジェクト管理も可能なハイブリッド型です。このようなツールを導入することで、”採算状況を意識したプロジェクト進行”と”納期内の完了を目指した進捗管理”が同時に実現できます！

「プロジェクト管理に関しては、別のツールで行っている」という方は、現在ご使用のツールとの兼ね合いを踏まえた上での導入をおすすめします！

具体例

工数管理から勤怠管理まで一元管理型

最後の一元管理型は、工数管理だけにとどまらず、プロジェクト管理や販売管理、さらには勤怠管理までと会社に必要なサービスを一括で提供してくれるツールとなります。そのため「ひとつのツールですべての情報を管理したい」、「一括管理によって、業務フローを効率化したい」といった方におすすめといえます！

一元管理型の中には、自社に必要な機能をカスタマイズして使用できるものもございます。そのため、不要な機能に料金を支払う心配はございません。会社の予算を考慮したうえで、導入を検討してみてください！

具体例

2.クラウド型かインストール型か？

プロジェクト管理ツールに限らず、ITツールには大きく分けてクラウド型とインストール型の2種類が存在します。

近年では、クラウド型が主流となりつつありますが、セキュリティレベルの高さからインストール型を選択される方も多数おります。両タイプの特長を踏まえた上で、導入することをおすすめします！

クラウド型

クラウド型とインストール型の大きな違いのひとつとして、データの保存場所が挙げられます。クラウド型の場合は、外部のWEBサーバー上にデータを保存するため、インターネットの接続環境があれば、テレワークなど遠隔地で働くメンバーも利用可能となります。さらに、マルチデバイス対応のツールであれば、スマホからの利用も可能となるため、場所にとらわれない、スマートな働き方が実現できます。

その反面、セキュリティレベルに関してはWEBサーバの管理体制に依存するというリスクもございます。そのため、管理体制を見極めたうえでの導入を推奨します。加えて、セキュリティレベルに関しましては、外部のWEBサーバーのみでなく、利用するメンバーのセキュリティ意識や使用しているパソコンの安全対策の有無も関係してきます。ですので、テレワークなどで利用する場合には、あらかじめ利用メンバーのセキュリティ対策を行うようにしましょう。

さいごに、クラウド型は設定時に専門的な知識が必要なく、導入までの手続きが比較的スムーズです。また、解約手続きも簡単ですので、気軽に始めてみたい方におすすめとなります。

インストール型

外部のWEBサーバ上にデータを保存するクラウド型に対して、インストール型は、ExcelやWordのようにパソコンに直接インストールして使用するタイプとなります。ですので、基本的にデータ共有が、社内のネットワークとインストールしたデバイス間のみとなります。そのため、外的要因による影響を受けづらく、セキュリティレベルが比較的高いといえます。

その反面、柔軟な対応が困難になるという懸念点もございます。インストール型の場合、社外との情報のやり取りが制限されるため、他社やフリーランスの方と共同でプロジェクト進行を行う際に、支障をきたす場合もございます。

テレワークなど遠隔地で働く自社のメンバーに関しては、インストールしてしまえば問題なく使用可能です。しかし、ツールによってはインストール台数単位での請求となる場合もあります。そのため、インストール型導入の場合には、料金形式についても事前に確認しておくとよいでしょう。

加えて、設定時に専門的な知識が必要なため、システム導入から運用まで比較的長い期間を要することも理解しておくようにしてください。

クラウド型とインストール型の特長を表にまとめさせていただきましたので、選定時のご参考となさってください。

	クラウド型	インストール型
インストール	不要	必要
ネット環境	必要	不要
対応デバイス	ツールによっては、PC、スマホ、タブレットの利用可能	PCのみ
導入までの手続き	シンプル	複雑
セキュリティレベル	システムに依存（テレワークなどでの利用の際にはセキュリティ対策を推奨）、	比較的高い
遠隔地での利用	〇	△

3.操作性の高さ

どれだけ優れた機能を備えたツールであっても、メンバー全員が使いこなせなければ、導入した意味がなくなってしまいます。工数管理ツールは、一度導入したら継続的に使用していくものです。そのため、どのメンバーでも気軽に触れられるような操作性の高いツールを選定するようにしましょう。

気軽に使える操作性の高さは、導入後の学習コストを抑えることにもつながります。また、全員が適切に使いこなすことができるまでの期間が短ければ、導入の効果をすぐに感じることもできるでしょう。

操作性は「継続的な使用」、「学習コストの削減」、「効果実感までの期間」など様々な要素につながる大事な判断基準です。そのため、無料体験などを通じて、様々なツールを試してみることをおすすめします！

4.アフターサポートの充実度

選定時には、アフターサポートの有無や充実度も考慮するようにしてみてください。なぜなら、どれだけ慎重に検討して、導入したとしても、後から問題が発生したり、効果が実感できない場合もあるからです。

ツールによっては、豊富な経験を持った技術者の方のサポートが受けられたり、研修会を通じて利用価値を最大限に引き出すための使用方法をレクチャーしてくれる場合もございます。その他にも、質問時の迅速な対応や、トラブル発生時のサポート体制などをチェックしてみるとよいですね。

ぜひ、機能以外の面も考慮したうえで、選定するようにしてみてください。

5.対応言語

工数管理ツールはグローバルに使用されているものも多いため、評判の高いツールの中にも一部英語であったり、すべて英語のものもございます。どれだけ、素晴らしい機能を備えていたとしても、利用するメンバーによっては、日本語対応していない部分が使いこなせず、利用価値を最大化することができなくなってしまうかもしれません。

また、英語で使用することが、工数管理を継続することの壁になってしまうこともございます。工数管理ツールは日常的に使用するものですので、使用時のストレスとなりうる要因は少しでも取り除くようにした方が好ましいといえるでしょう。

さいごに

本記事を通じて、工数管理ツール選定時の、注意すべきポイントが理解していただけたでしょうか？

ぜひ、本記事で紹介させていただいた5つのポイントを意識しながら選定してみてください！きっと自社にあった工数管理ツールが見つかるはずです！

さいごに、選定時に最も重要なことをお伝えさせていただきたいと思います。それは、「実際に使ってみること」です。工数管理ツールのほとんどは、無料体験を行うことが可能です。ですので、様々なツールを試してみたうえでの導入をおすすめします！

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Pace（ペース）とは、WEB制作会社やデザイン会社などのクリエイティブ職の方に特化した日報を用いた工数管理ツールです。日報をベースにした工数管理ツールのため、普段の日報として導入いただくだけで、案件別での採算状況がリアルタイムで見える化されます。

参考記事：『制作会社におすすめ！工数管理ツール『Pace(ペース)』とは？』

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そのほかの”おすすめの工数管理ツール”については、以下記事にてご紹介しておりますので、こちらをご参考ください！

参考記事：『【業種別】工数管理におすすめツール12選｜料金・機能を徹底比較』