工数管理とは？

昨今、DX（デジタルトランスメーション）が進むなかで、「生産性向上」「業務効率化」に次いで、「工数管理」という言葉もしばしば耳にするようになってきました。

工数とは仕事を終わらせるまでにかかった時間×人数、つまり「仕事を終わらせるまでにかかった時間の総量」であり、工数管理というのはこれらをデータ化し、可視化して管理することを指します。ざっくりいうと、「案件を納品するまでにかかった時間の総量」ですね。

工数管理ツールとは、これら案件ごとの「納品するまでにかかった時間」を管理することで、赤字になってしまった案件の原因特定や時間がかかっている作業を特定し、社内の業務効率化・生産性向上を目指すための業務管理ツールになります。

工数管理を行う3つのメリット

業務効率化の見直しができる

ホームページ制作やデザイン会社などの受託業務において、”生産性”は大きな課題です。

生産性向上には、設備増強や人員増強など、さまざまな手段がありますが、これらはどれも継続的にコストが発生するため、会社としても大きなリスクが伴います。そんな中リスクを伴わず、生産性向上を目指せるのが”業務の効率化”です。

そしてその業務効率化を図る際に使用するのが「工数管理ツール」です。

効率化を図る際、漠然と時間のかかる作業から改善を図るのも手ですが、より工数削減による効果を引き出すためには、実際に工数管理ツールをもとに、各案件の「時間のかかっている作業」「赤字の原因となった作業」などの特定やそれらに対するテコ入れが必要になります。

このように工数管理ツールを利用し、日常的に作業内容などを記録していくことで、より効果の高い業務効率化を図る。

進行管理の際の”判断基準”として有効

ホームページ制作やデザイン会社などにおいて、お客様からのご要望にお応えするのは当然ですが、お客様の期待に応えようとするあまり案件が赤字になってしまっては元も子もありません。とはいっても、「じゃあ、どこまで対応すべき？」などレギュレーションに迷うことも多々あると思います。

工数管理ツールを使用していれば、各案件の営業利益がリアルタイムで数値化されるため、例えば「今のところしっかり利益が残っているから、このご要望にはお答えしよう」というような形で、”ディレクションにおける判断材料”としても非常に有効です。

評価対象として活用できる

ホームページ制作会社やデザイン会社の場合、受託業務という性質上、業務スピードが速ければ速いほど、案件の営業利益は増加します。そのためクオリティよりも、”業務スピード”を会社への利益貢献として、給与査定の評価対象とする会社も多いでしょう。

しかしこういった業務スピードは、営業部における売上などとは異なり、数値化が困難です。そのため、評価対象としては合理的ではありますが、つい曖昧な評価となってしまいがちです。

そんな時にも工数管理ツールを使えば、案件ごとに営業利益が正確に数値化されるため、「どのくらい利益貢献をしたのか？」をもとに、”昇給、賞与に対する評価対象”としても活用することができます。また、全案件の営業利益が数値化されるため、昇給に対して相対的な評価も可能です。

工数管理ツール『Pace』とは？

『Pace(ペース)』の概要

Pace（ペース）とは、ホームページ制作会社「株式会社リーピー」が企画・開発を行う日報を用いた工数管理ツールです。

先にも述べたように受託業務において、生産性向上、そのための工数管理は非常に重要です。しかしいざ工数管理を…と思っても、エクセルでの複雑な操作が必要なため、どうしても管理に莫大な工数・手間がかかってしまいます。

そこで開発されたのが、日報をベースにした工数管理ツール『Pace（ペース）』です。

基本的な操作は、Pace（ペース）に顧客名や案件内容、受注額などの案件情報を入力し日報を入力するだけ！1日、たった5分の手間で本格的な工数管理だけでなく、経営方針のための管理会計の実現が可能になります。

『Pace(ペース)』の特長

工数管理ツール『Pace（ペース）』の特長は、大きく分けて以下の3つです。

工数管理ツールというと、工数管理とプロジェクト管理などを何かしらの機能を兼ねていることが多いですが、Pace（ペース）の場合は”工数管理（採算管理）に特化したツール”のため、「生産性向上や業務効率化に先立ち、とにかく社内案件の採算状況を見直していきたい」という方におすすめです。

それでは各特長について、それぞれ掘り下げてみていきましょう。

リアルタイムで”採算の見える化”が可能！

利益というのは、「売上－経費＝利益」といった計算式から成り立っています。

そこでＰａｃｅでは、あらかじめ受注した案件などの売り上げを入力し、従業員一人一人が「どの案件のどういった作業に、どのぐらいの時間を割いたのか？」を記入・提出することで、案件ごとの採算状況の見える化が可能です。

例）
Ａ社から100万円の売上発生
A社に計840時間分の工数発生（＝120万円分）
＝100万円（売り上げ）－120万円（人件費）
＝20万円の赤字

Pace（ペース）では、上記のような採算状況が日頃の日報提出により、常時見える化されるため、赤字黒字だけの判断でなく、全体的な進行スピードなどの目安としても非常に便利です。

“利益がのこるサービス”の特定が可能！

限られたリソースで利益を最大化するためには、「利益率の高いサービス」を中心にした経営が必要不可欠です。

Paceでは、ホームページ制作やECサイト制作、パンフレット制作など、自社が提供するサービス別での集計が可能なため、”利益を増やすための戦略策定”にも最適です。

利益シミュレーション機能で管理会計にも最適！

日報入力だけで採算状況が見える化されるPace（ペース）ですが、搭載されている分析機能「利益シミュレーション」を活用することで、

販売数が５％増加したら、利益がいくら増加するのか？
商品・サービス単価を1万円値上げしたら、利益がするのか？
などの利益に対するシミュレーションを行うことができます。

これにより、売値の見直しや今後の販売目標が立てやすくなり、より現実的な経営戦略が可能となります。

現代において、もはや形骸化してしまっている日報ですが、Paceによる日報入力により、生産性向上・業務効率化として活用してみてはいかがでしょうか？

Pace（ペース）の導入・使い方

Pace（ペース）の導入・使い方は、ざっくり下記の5段階です。

現在、メールアドレスのみで登録可能な無料トライアル（30日間）を実施中ですので、下記フローを参考にしながらお試しください！

トライアルのお申込みはコチラから

STEP① 顧客登録を行う

まずは「管理」＞「顧客管理」＞「顧客登録」より、顧客情報を登録していきましょう。

ここに登録された情報は以降日報入力時に使用しますので、例えば法人名やサービス名が存在する場合には、プロジェクトメンバーが分かりやすいように、「株式会社リーピー（Pace）」というように登録しておくとよいです。

STEP② 案件登録を行う

顧客情報の登録が終わったら、次に「管理」＞「案件管理」＞「案件登録」より、実際に案件内容を登録していきましょう。（こちらに入力された請求情報をベースに工数計算が行われるため、ミスがないよう入力しましょう）

STEP③ 日報を入力する

顧客情報の登録、案件情報の登録が完了したら、Pace利用に向けた準備は完了！後は、ひたすら日報を書くだけです！

Paceでは、なるべく日報入力の手間を減らせるよう、先に入力・設定していただいた内容から「顧客」「案件」「作業内容」「作業時間」の4項目を”選択するだけの仕様”となっております。そのため、ワードやスプレッドシートなどの煩わしい日報よりもストレスなく、入力・提出いただけます。

STEP④ 案件の採算が見える化される

日報の提出を終えたら、一度「ホーム」に戻ってみましょう。ホームには、これまで自分が携わった案件のリアルタイムな採算状況が表示されます。

毎朝、ログイン後にはこのページが表示されるため、プロジェクトに参加しているメンバーは常に案件の採算を意識した働きが可能になります。

STEP⑤ 分析を行う

工数管理ツールとしては、リアルタイムな採算状況が見える化されるだけで、すでに役割を果たしていると言えますが、工数管理は”蓄積したデータを経営に生かしてこそ”です。

Paceでは、工数管理だけでなく、その一歩先の管理会計までフォローすべく、設定期間内における「営業利益/時間ランキング」「平均営業利益ランキング」「営業利益ランキング」「粗利ランキング」の閲覧が可能です。（「分析」＞「顧客」＞「全体集計」より閲覧可能）

またトップ5、ワースト5とランキングの表示切り替えも可能なため、例えば「給与査定などの評価に使用する際にはトップ５を、効率化を図る際にはワースト5を…」というような使い分けも可能です！

Pace（ペース）には、その他にも案件内容別ランキングや、利益シミュレーションなど、経営や管理会計に役立つさまざまな機能を搭載しておりますので、詳しくは下記マニュアルサイトをご参考ください！

参考サイト：『Paceマニュアル｜日報を使った工数管理・業務管理ツール』

Pace(ペース)の利用料金

Pace（ペース）は、ユーザー数課金型の料金プランとなっており、1ユーザーあたり500円にてご利用いただけます。（年払いの場合、1ユーザーあたり年間5,500円）

クラウドサービスのため、初期費用なしで導入いただけますので、まずは一度30日間の無料トライアルよりお試しくださいませ。