今回は、生産性向上につながるITツール・システムをご紹介していきます！

ホームページやECサイト制作など、”ホームページ制作会社における効率化ツール”については、以下記事にてご紹介しておりますので、こちらをご参考ください！

参考記事：【職種別】工数削減で増益！制作会社におすすめな効率化ツール11選！

生産性向上・業務効率化とは？

生産性向上とは、「限られたリソース（人員・時間）に対し、成果を獲得する際の効率」を指します。

よく「生産性が高い」などと表現されることがありますが、これは「一定のリソースに対し、得られる成果（利益など）の効率が高い」ということです。例えば、1日で「5人で10台の車をつくる会社」と「5人で30台の車をつくる会社」があったとしましょう。この場合、「後者の方が生産性が高い」ということになりますね。

つまり生産性向上とは、「より大きな成果を出すための取り組み」を指します。また、生産性向上と言っても様々な取り組みがありますが、本記事では『導入することで生産性がグッと上がるITツール』をピックアップしてご紹介していこうと思います。

また一般的に、「生産性向上」と「業務効率化」は混同されがちですが、下記のように定義が異なります。

ITツール・システム導入におけるメリット

導入リスクが圧倒的に低い！

先に述べたように、売上・利益を増やすためには、生産設備の増設や人員の補強がもっとも手っ取り早く簡単です。しかし、これらには当然大きなリスクが伴います。

生産設備の増強であれば、莫大な初期投資や維持コストの増加、人員の増強であれば、人件費といった形でより長いスパンの費用が発生してしまうわけです。

しかしITツール・システムの場合、導入コストも月500円～5万円程度と低く、さらにはいつ解約しても問題ありません。そのためまずは安易に設備・人員増強を行うのではなく、「ITツールの導入で効率化を図れないか？」から見直していくべきですね。

ツール導入による恩恵は小さいのでは？

当然、ITツールも万能ではありません。しかし導入と活用により、大幅な時短・効率化が可能なのは事実です。

例えば、メールを1日5通ほど送る営業会社にて、テンプレート機能が搭載されたメーラー（メールソフト）に変更したとしましょう。

これによりメールを作成する際には、テンプレートから選んで微調整するだけとなり、1通あたり10分、つまり1日50分の作業を削減できたとします。この時社員が50人であれば、50分×50人＝2,500分、つまり1日あたり約41.6時間を他の作業に充てることができるようになるわけです。

この場合、メーラー（メールソフト）を効率化させただけで、5人分の人員増強と同等の効果を得られたということですね。（1日8時間労働と仮定）

このように、一見効果が低いように見える生産性向上・業務効率化ツールですが、社内ツールを一つ最適化させるだけで、会社に残る利益は大きく変わってきます。

生産性向上・業務効率化の前に…

生産性向上・業務効率化にあたって欠かせないのが、『各作業に対する工数の把握』です。

例えば、ホームページ制作会社が100万円の案件を受注し、営業、ディレクター、デザイナー、コーダーの4人をアサインしたとしましょう。当然この場合、会社に残る利益というのは『100万円（売上）-人件費（4人分）-その他経費』となります。

よりツール導入による改善効果を上げるために、日報や工数管理ツールなどを活用し、”4人が何に手間取っているのか？”を把握したうえで、その作業工程に対する効率化ツールを導入すべきでしょう。

WEB日報型の工数管理ツール『Pace』

Pace（ペース）とは、日報をベースにした工数管理ツールになります。

生産性向上・業務効率化のためには、具体的に改善が必要な箇所を特定するためにも、「どの案件の、どの作業に、どのぐらいの時間をかけているのか？」の把握が必要不可欠です。

Pace（ペース）では、日頃の日報入力を行うだけで、社員の作業データを蓄積し、生産性向上・業務効率化に必要な”カイゼンすべき作業”の特定が可能になります。

特長①改善すべき点がすぐに見つかる！

Ｐace（ペース）では、主に「どの案件のどういった作業に、どのぐらいの時間を割いたのか？」に関する入力を行うため、案件ごとの採算状況だけでなく、「作業毎の工数」も自動的に見える化されます。

これにより、案件終了時には「なぜ黒字or赤字になったのか？」や「具体的にどの業務を効率化させるべきか？」などの改善すべき業務が明らかになるため、案件を終えるごとに、さらなる業務効率化や生産性向上につながります。

例）
A社への工数内訳（840時間）
＝営業（50時間）＋企画（120時間）＋実装（320時間）+会議（24時間）…

特長②採算状況の見える化が可能！

利益というのは、「売上－経費＝利益」といった計算式から成り立っています。

そこでＰａｃｅでは、あらかじめ受注した案件などの売り上げを入力し、従業員一人一人が「どの案件のどういった作業に、どのぐらいの時間を割いたのか？」を記入・提出することで、案件ごとの採算状況の見える化が可能です。

例）
Ａ社から100万円の売上発生
A社に計840時間分の工数発生（＝120万円分）
＝100万円（売り上げ）－120万円（人件費）
＝20万円の赤字

Pace（ペース）では、上記のような採算状況が日頃の日報提出により、常時見える化されるため、赤字黒字だけの判断でなく、全体的な進行スピードなどの目安としても非常に便利です。

特長③今後の経営戦略の検討にも役立つ！

日報入力だけで採算状況が見える化されるPace（ペース）ですが、搭載されている分析機能「利益シュミレーション」を活用することで、

• 販売数が５％増加したら、利益がいくら増加するのか？
• 商品・サービス単価を1万円値上げしたら、利益がするのか？

などの利益に対するシュミレーションを行うことができます。

これにより、売値の見直しや今後の販売目標が立てやすくなり、より現実的な経営戦略が可能となります。

現代において、もはや形骸化してしまっている日報ですが、Paceによる日報入力により、生産性向上・業務効率化として活用してみてはいかがでしょうか？

業務管理ツール編

グループウェアツール『サイボウズOffice』

サイボウスOfficeとは、タイムカードやメール機能、スケジュール管理、経費精算など、業務に関わる幅広い機能を搭載したグループウェアです。

本ツールはグループウェアツールですので、導入するのであれば従業員全員の契約が前提となりますが、あらゆる機能がすべて連携を取れた状態にて使用できるため、「メールツール（メーラー）」や「スケジュール管理ツール」などを含めてお探しの場合には、ピッタリのツールだと思います。

特長①種類豊富な基本機能

サイボウズOfficeには、全13種類のツールが基本搭載されております。正直、すべてを使いこなすにはかなりの使い込みが必要ですが、以下３つの機能だけでも非常に便利です。

• スケジュール
  個人だけでなく、従業員全員のスケジュールの把握が可能です。また、社用車や会議室などの施設予約機能も搭載されているため、打ち合わせ場所などがダブルブッキングしてしまう心配もなくなります。
• ワークフロー
  経費精算や有給、福利厚生などの申請が可能です。申請後は、担当者（総務など）に通知が飛び、その後承認を経て、最終的な決裁に至ります。
• タイムカード
  出社後にサイボウズOfficeを開くと自動でタイムカードが打刻されます。ＣＳＶでの出力も可能なので、定期的な勤怠管理としても非常に便利な機能です。

正直、機能がありすぎて使いこなせる気がしませんが、先述した３つの機能に関しては、これらを使うだけで大幅な業務効率化が望めるため非常におすすめです。

特長②スマホからの閲覧にも対応！

もはや、昨今のＩＴツールではモバイルへの対応が当たり前となっていますが、出先からでもスケジュール確認ができたり、経費精算の申請を行えるというのは非常に便利ですね。

個人的には、土日など会社が休みの日であっても、自宅から月曜のスケジュールが確認できるため、かなり重宝しています。

マニュアル作成・管理ツール『wikipy（ウィキピー）』

一般的にマニュアルといえば、紙やファイリングによって管理されているものがほとんどですが、紙媒体のマニュアルでは、わざわざ該当部を探さなくてはいけなかったり、共有や更新を行うのにも手間と時間がかかってしまいます。

そういった紙媒体におけるマニュアル管理のわずらわしさの改善に向けて、開発されたのがWEB上でマニュアル作成・管理を行うITツール「wikipy（ウィキピー）」です。

特長①WEB管理なので、共有も簡単！

マニュアルの真の目的は、新入社員の教育ではなく、『社内業務の標準化』にあります。

マニュアルを通して、業務にある一定の決まりを設け標準化することで、従業員間での品質やスピードのブレを少なくし、それらが最終的に全体の生産性へと大きく影響を与えていくわけです。すなわち、業務マニュアルにおいて『従業員間での共有』というのは必須条件なのです。

また現在、新型コロナウイルスの感染拡大を機に、在宅勤務などのテレワーク化が推進されていますが、社外秘資料であるマニュアルを安易に配布するわけにもいきませんし、だからと言って配布しなければ、いざというときに従業員らの業務が大幅に停滞してしまう可能性もあります。

上記のような観点からも、これからの時代、社内マニュアルはWEB管理が必須になってくるでしょう。

特長②誰でも簡単にマニュアル作成が可能！

wikipyは、当社でも社内マニュアルツールとして使用しておりますが、これらの外部公開をＯＮにすることで、作成したマニュアルを「商品の使い方説明サイト」や「Q&Aサイト」のように外部に公開することもできます。

商品ページとは別に、購入者用サイトとしてマニュアルの公開を行い、お客様満足度の上昇を図る…、という使用方法もアリですね。

プロジェクト管理ツール『Backlog』

Backlog（バックログ）は、プロジェクト管理に特化したタスク管理ツールです。

一応、位置づけとしてはタスク管理ツールに当たりますが、他のタスク管理ツールとは異なり、１つ１つのタスク管理ではなく、「プロジェクトという一連の流れの中でのタスク管理を行うツール」といったものになります。（純粋なタスク管理ツールをお探しであれば、後ほどご紹介する「Trello（トレロ）」をおすすめします。）

特長①プロジェクトの進捗が見える化される！

Backlog（バックログ）では、プロジェクト（案件）毎でのタスク管理を行っていくのですが、プロジェクト内のタスクに期限を設定することで、全タスクをガントチャートによって視覚化することができます。

このガントチャートを利用することで、納期を踏まえて、「それぞれのタスクをいつまでにやれば期日内に納品できるのか？」といったような、納品に向けた柔軟なプロジェクトの進捗管理が可能となります。

特長②メンバー毎のガントチャートも確認可能！

またBacklogでは、タスクに対して担当者を設定することができます。

そしてタスク毎に担当者を割り振ると、該当のメンバーページから「そのメンバーにいつ、どのようなタスクが割り振られているのか？」といったメンバー毎のタスク状況が確認できるため、納期と担当者のタスク状況を確認しながら、担当者の付け替えなどによるプロジェクトの進捗管理を行うことも可能です。

このように、特に当社のようなプロジェクト型でのお仕事がメインの場合には、非常に便利なツールですね！（無料プランの場合、「ガントチャート機能」は使用不可です）

タスク管理ツール『Trello（トレロ）』

Trello（トレロ）は、先ほどご紹介したBacklogとは異なり、個人や小グループでの効率的なタスク管理に特化したITツールです。

Backlogよりも簡易的なタスク管理にはなりますが、担当者や期日などの最低限の設定については標準装備されておりますし、必要であれば「拡張機能」を追加することで、ガントチャート化させることも可能です！

特長①タスクのカンバン管理が可能！

基本的にTrello（トレロ）では、「ボード（カンバン）」にタスクを書き込むことで、タスクの管理を行っていきます。机に付箋（タスク）を貼っていくようなイメージですね。

そしてこのボードを複数生成し、それぞれ「本日のタスク」「明日のタスク」「明後日のタスク」や、「アポ済み」「営業中」「連絡待ち」というような形で管理することで、純粋なタスク管理ツールとしてだけでなく、営業管理ツール（SFA）のような使い方も可能です。もちろん、ボード間でのタスク移動も移動させたいタスクをドラッグandドロップするだけなので、誰でも簡単に使いこなせます！

タスク管理ツールの中でも、操作性が簡単なだけでなく、様々な使い方のできる拡張性の高いツールといえるでしょう。

特長②チームや部署ごとに分類が可能！

Trello（トレロ）では、あらかじめチームや部署を設定しておくことで、ボードをグループ内で共有してのタスク管理が可能です。これにより、部署内でのタスクの割り振りや現在のタスク状況などの管理を一目で管理することができるのです。

プロジェクト型でのお仕事でない場合には、Trelloでタスク管理を行ってみてはいかがでしょうか？

コミュニケーションツール編

メール管理・共有システム『メールワイズ』

メールワイズは、先にも紹介しているサイボウズが提供しているメール管理・共有システムです。

本ツールの「担当者管理機能」を活用することで、お問い合わせ用などの共用メールアドレスの使用が大幅に効率化されますので、Outlookなどの他社メーラーを利用している方はぜひ本ツールの使用をおすすめいたします！

特長①メールアドレスの共用が最適化！

お問い合わせ用のメールアドレスを全社員で共有している方も多くいらっしゃると思います。本ツールは、そういった方にぴったりなメールシステムです。

１つのメールアドレスを複数人で管理した際、必ずと言っていいほど発生するのが、「誰が連絡するのか？」問題です。

本ツールでは、先方のメールアドレスと担当者を紐づけるシステムを採用しておりますので、従業員間で１つのメールアドレスを管理していたとしても、「誰が返信すべきなのか？」が曖昧になり、確認漏れや返信漏れなどが発生してしまいがちです。

そんな時、本ツールであれば、「誰が担当者なのか？」がメールが届くのと同時に、自動で割り振られるため、メールボックス内に自信の担当メールが埋もれることなく、メール管理を行うことが可能です。

また、先方とのやり取りの履歴も１クリックで閲覧できるため、担当者が休みを取っている場合にも、他のメンバーがメールの内容確認やそれを元にした適切な対応を取ることができます。

その他、メール署名欄をメンバー毎に管理できるだけでなく、メールテンプレートの管理ができるのも大きなメリットですね。

グループチャットシステム『Chatwork』

「chatwork」は知名度、利用者数が非常に多い、人気のチャットツールですね。当社でも、社内はもちろん、社外とのコミュニケーションツールとして、かなり重宝しております。

特長①多機能ながら直感的な操作性

ITツールでよくあるのが、多機能ゆえに構造が複雑となり、結局「使いこなせないまま使用をやめてしまう」というパターンです。

しかしchatwork（チャットワーク）は、多機能にもかかわらず、直感的な操作が可能です。恐らく現在、多くのユーザーを獲得し、支持されているのも、これが理由でしょう。

こればかりは画像では伝わりませんので、是非一度、試しに触ってみてはいかがでしょうか？

特長②チャットを即時にタスク化

社内でメールやチャットツールを活用する際、合わせて必要となるのが「タスク管理ツール」ですね。例えばそれらのツールを通して、社内or社外から指示があった場合、他のタスク管理ツールでまとめたり…といった作業が必要になります。

しかしchatworkでは、チャット内容をそのまま担当者に紐づけてタスク化することができるので、わざわざ他のタスク管理ツールでまとめたり、タスクをうっかり忘れてしまうことも防げます。

またこうして様々なチャットルームで紐づけられたタスクは、個人タスクとしてすべて一気に把握できるため、残タスク把握の効率化も図れます。

顧客管理（CRM）ツール編

クラウド名刺管理ツール『Eight（エイト）』

Eight（エイト）は、SNS機能を備えたクラウド型名刺管理アプリです。スマホに名刺を登録するだけで、クライアントとSNSのようにつながることが可能となります。

名刺とSNSにどんな関係があるんだ？と感じた方もいらっしゃると思うので、より詳しく特長を解説させていただきます。

特長①写真を撮るだけで名刺がデータ化！

名刺管理ソフトを導入したとしても、データ化に手間をかけていては無駄なコストを費やしてしまいます。ましてや、紙で管理してきた名刺をすべて登録しようとすると、多くの時間がかかることでしょう。

しかしEight（エイト）は、写真撮影だけで瞬時にデータ化することが可能です。しかも同時に4枚まで読み取れるので、名刺管理にかかる時間を効率化してくれます。

そして登録後に便利なのが「ラベル機能」です。データ化された名刺にラベルを付けることで、より細かく整理することができます。また相手方の名刺情報に変更があった際には、通知でお知らせしてくれます。

紙の名刺では管理できない最新情報が得られるのは、大きなメリットですね。

特長②ビジネスSNSによる人脈活用

2つ目の特長として挙げられるのが、「ビジネスSNS機能」です。

「名刺交換したものの、なかなかビジネスに有効活用できていない」と感じる方も多いことでしょう。しかしEight（エイト）は、交換して終わりではなく、その後のコミュニケーションも促進してくれます。

具体的には、名刺交換した相手と、プロフィール情報の共有やメッセージ交換ができるようになります。さらに、投稿機能やいいね機能などのSNSならではのサービスも利用できます。

このような機能は、継続的なつながりが持てるだけでなく、新しいビジネスチャンスや会話のきっかけを生むのに大きく貢献してくれますね。

マルチ顧客管理ツール『HubSpot（ハブスポット）』

HubSpot（ハブスポット）は、インバウンドマーケティングに強みを持ったマーケティング支援システムです。

見込客の獲得、購買への誘導、クライアントとの関係構築などマーケティングに必要なあらゆる業務をサポートしてくれます。

バックオフィス編

見積・請求書作成ツール『board（ボード）』

board（ボード）は、見積書や発注書などの書類作成から、業務管理や分析まで対応できるツールです。

書類作成などのバックオフィス業務は、日常的に何件も行うため、蓄積すると大きな負担となってしまいます。よりクリエイティブな作業に専念するためにも、board（ボード）のような業務効率化ツールの導入をおすすめします。

特長①書類やステータスを案件単位で管理！

複数プロジェクトが常に稼働している中で、「案件をいつ受注して、いつ納品して、いつ請求するのか」を適切に管理するのはかなり大変です。

しかし、board（ボード）の案件単位での書類管理を用いれば、受注状況や納品日、請求日などを適切に管理することが可能となります。

「書類作成を案件管理と連動させながら行いたい」といった方に、非常におすすめのツールとなります。

特長②通知機能で作業漏れを防止！

見積書、発注書、納品書、請求書などの数多くの書類を作成するとなると、「気づけば期日間近だった」ということも多いと思います。

board（ボード）では、「2営業日前・当日」など任意のタイミングでタスク期日を通知してくれます。ですので、未請求、未払いなどのトラブルの防止が期待できますね。

日程調整ツール『スケコン』

スケコンは、1対1や複数⼈での日程調整を効率的にかつスマートにできるサービスです。

カレンダーツールと連携することで自動で候補日を割り出すだけでなく、別の予定が入った場合には候補日を自動更新するためダブルブッキングを防ぎます。面接/商談/会議/接待など、大切な日程調整のシーンで活躍します。

また、オンライン名刺交換機能により、日程調整した相手の名前や連絡先を自動取得でき、データ管理も簡単にできます。

ファイル共有・管理ツール『Dropbox（ドロップボックス）』

インターネット上でファイルの保管や共有が簡単にできるツールとなります。

Dropbox（ドロップボックス）上でのファイルのやり取りになるので、メールの作成やファイルの圧縮する必要がなくなります。

特長①優れたファイル共有性能！

Dropbox（ドロップボックス）の強みはなんといっても、優れたファイル共有性能にあります。

インターネット上のフォルダに保存されたファイルは、リンクを共有するだけで、他のメンバーも閲覧できます。大容量のファイルも簡単に共有できるので、データ送信などに費やしていた手間を省いてくれます。

また、保存されたファイルは、PC以外の端末でもアクセス可能です。そのため、気軽にファイルの確認が行えますね。

特長②セキュリティ面の強化！

それだけ気軽に共有やアクセスができると、セキュリティ面に不安も抱く方もいると思います。しかし、ビジネス用に開発されたDropbox Business（ドロップボックス ビジネス）は複数人での利用を想定した仕様となっています。

ですので、管理者の方が閲覧権限を制限することや、不審なアクセスを確認することもできます。利用の際には、セキュリティ対策を徹底することをおすすめします。

クラウド型RPA『Robotic Crowd（ロボティッククラウド）』

Robotic Crowd（ロボティッククラウド）はクラウド型RPAのプラットフォームです。

情報収集、メールの送受信、レポート作成など人が反復して行っていたあらゆる業務を自動化してくれます。