今回は、アプリ版を含んだスマホで使える工数管理ツールをご紹介していきます！

 

工数管理とは？

ツールやメリット・デメリットをご紹介する前に、「工数管理とは何か」解説していきます！

工数管理を理解する上で、最初に抑えておきたいのが「工数」という言葉の意味です。

工数とは「プロジェクト完了に必要な時間と人の合計」のことを指します。

そしてこの「プロジェクトに必要な時間と人」を当初の予定と照らし合わせながら管理していくことを「工数管理」といいます。

工数管理を継続して行っていくことで、「工数超過」、「時間のかかっている作業」、「赤字の原因となった作業」などの問題点にいち早く気付けるようになるはずです！

問題点を見落とすことなく業務改善につなげていくことは、より利益の残りやすい経営体制につながっていきます。

またプロジェクトの工数状況を全員に共有することで、メンバーのやるべきことが明確になり、目の前のタスクに集中できるようになります。

工数管理のより詳しい内容については、以下記事にてご紹介しておりますので、こちらをご参考ください！

参考記事：『工数管理とは？メリットとデメリットについて徹底解説』

工数管理をアプリやスマホで行うことのメリットデメリット

アプリやスマホで工数管理を行うことは、業務効率化・生産性向上に大きく貢献してくれます。ですが良い面だけでなく裏側に隠れたリスクに関しても知っておくことで、よりよい導入が実現します！

ぜひメリットとデメリットを理解したうえで、ツールの比較検討を行ってみてください！

メリット

工数管理をアプリやスマホで行うことのメリットは以下の3点となります。

時間と場所を選ばない工数管理が可能！

工数管理をアプリやスマホで行うことの一番のメリットは、「時間と場所を選ばない」ことです。

常に持ち運べるだけでなく、片手で気軽に使用することも可能です。そのためエスカレーターに乗っているとき、電車に乗っているとき、ちょっとした待ち時間などでも利用可能です。

”外出先でプロジェクト進捗を確認できないことにストレスを感じていた方”や”隙間時間を有効活用したい方”。さらには”スマホひとつで仕事を完結させたいという経営者の方”には非常に有益なメリットだといえますね。

通信速度が速い！

2つ目のメリットは通信速度が速いことです！

これはスマホというよりはアプリ特有のメリットとなります。

日頃の生活で「アプリの方がWebサイトよりサクサク動くなぁ」と感じている方も多いのではないでしょうか？

このことは通信量の違いから生まれています。Webサイトの場合は常時ブラウザを経由して使用されるため、常にデータ通信が行われます。
※外部サーバにデータを保存しておくクラウド型のツールも、Webサイト同様の通信形式です。

それに対してアプリでは、端末内にデータをダウンロードして保存しておく仕組みがあります。

そのため情報更新などの際にしか、データ通信が行われません。このように通信を行う機会が少ないため、アプリの動作速度は速くなります。

通信速度を気にせずサクサク使いたいという方は、ぜひアプリ版の導入を検討してみてください。

便利なプッシュ通知機能！

3つ目のメリットとして挙げられるのが、プッシュ通知機能です。

アプリやスマホのプッシュ通知機能は作業漏れや工数超過をいちはやく知らせてくれます。

アプリによっては、期限間近のタスクをプッシュ通知機能でアラートしてくれるものもあります。”複数プロジェクトのタスクが散らばって困っている”という方は、このような機能を利用して日々の小さなミスをなくしてみてください。

デメリット

工数管理をアプリやスマホで行うことのデメリットは以下の2点となります。

仕事とプライベートの切り替えが難しくなる

アプリやスマホで仕事を行うことの1番のデメリットは仕事とプライベートの切り替えが難しくなることではないでしょうか。

もちろん仕事とプライベートを切り離さなくても大丈夫な方もいらっしゃると思いますが、”プライベートの時間に仕事は持ち込みたくない”という方が大半でしょう。

アプリやスマホは気軽さがゆえに、ふとした時に確認したくなったり、通知に気がとられたりしてしまいます。ですので”休みの日や勤務時間外では使用しない”などのルールを設けることで、プライベートの時間を充実させてみてください。

インストールが必要！

2つ目のデメリットとして挙げられるのは、インストールが必要な点です。

これはスマホというよりはアプリ特有のデメリットとなります。

メリットの部分でアプリは基本情報などをインストールの際に保存してくれるため、通信量が少なくなって動作が速くなるとお話ししました。

ですがインストールの際に、アプリは通信を行っています。容量の大きいアプリの場合は多くのギガを消費することになりますので、事前にWi-Fi環境を整えておくようにしましょう。

くれぐれも”想定外のデータ量を消費して通信制限がかかってしまった”とならないよう気を付けてくださいね。

アプリやスマホで使えるツールをお考えの方は、上記のようなことを理解したうえで選定してみてください！

参考記事：『工数管理ツール選定時に注意すべき4つのポイント』

アプリで使える工数管理ツール

『サイボウズOffice　カスタムアプリ「工数管理」』

サイボウズOfficeは、スケジュール管理、メール機能、施設予約機能、経費精算など、業務に関わる幅広い機能を搭載したグループウェアです。

カスタムアプリ「工数管理」の機能は、1ユーザーあたり月額800円のプレミアムコースを導入することで利用可能です。プレミアムコースでは工数管理アプリだけでなく、100種類以上のテンプレートから制限なしで様々なアプリが作成できます。

無料体験期間にカスタムアプリ機能を試すことも可能です。ぜひ一度アプリを、日々の仕事に取り入れてみてください！

※本記事ではサイボウズOfficeの「カスタムアプリ機能」を重点的に解説させていただきます！

特長①工数管理の手間が最小限に！

サイボウズOffice カスタムアプリ「工数管理」は、工数管理にかかる手間を最小限にしてくれる機能がとり揃っています。

主な便利機能は以下の通りです。

工数管理が失敗する要因として、不正確な工数入力が挙げられます。メンバーが作業時間などの工数を正確に入力していないと、プロジェクト全体、ないしは会社全体のコスト・利益管理にずれが生まれてしまいます。

その点本ツールは作業時間を自動計算してくれるため、工数にずれが生じることは少なくなります。またメンバーの手間も省けるため一石二鳥ですね。

次に紹介したいのが、メンバーごとに画面表示が切り替えられるという点です。

この機能によって、管理者用とタスクを行うメンバー用といった2種類の画面を用意することも可能です。このことによって画面上に必要な情報だけを表示させられます。工数確認時の手間が大幅に削減できますね。

特長②100種類以上のテンプレートからアプリを作成！

最初にお話しした通り、プレミアムプランでは業務用アプリを100種類以上のテンプレートから選んで作成できます。

また利用できるアプリ数に制限がないため、新たなニーズが生まれたときにも柔軟な対応が可能です！

アプリ作成やカスタマイズにプログラミング知識は一切ないので、安心してサービスを利用してみてください。

特長③サポート体制の充実！

サイボウズはサポート体制が充実しており、活用マガジン、無料セミナー、利用者コミュニティ、公式SNSなど様々な媒体を通じて情報が収集できます。

サポート提供者からだけでなく、実際に利用しているユーザーの生の声も聞けるというのは非常に魅力的ですね。

カスタムアプリの活用方法に関する情報も豊富にとり揃っております。ぜひ一度ご覧になってみてください。

『Asana（アサナ）』

Asana（アサナ）とは、世界190か国のユーザーが利用するグローバルなプロジェクト管理ツールです。

位置づけとしてはプロジェクト管理ツールですが、「ワークロード機能」などを使用することで工数管理を行うことも可能です！

もちろんアプリからも利用していただけます。

特長①工数管理に便利なワークロード機能！

Asana（アサナ）で特筆すべきなのは、工数管理に便利なワークロード機能です。

ワークロード機能を使うと、ひとつの画面で個人またはチームごとのタスク状況を即座に把握することが可能です。

また時間数に基づく工数をタスクとして追加できるので、”だれがどのタスクにどれだけの時間を要しているか”を適切に管理できます。タスクの所要時間だけでなく、開始日と期日も設定しておくことでより正確な工数管理が見込めますね。

さらにメンバーごとのキャパシティを設定することも可能です。具体的にはパートメンバーは20時間、正社員は40時間までのタスクを引き受けられるというような設定です。

キャパシティを超えるタスクが課された場合には、その部分の色を変えて知らせてくれます。ですので特定のメンバーの負担が重くなることもありません。

特長②ドラッグ＆ドロップによる直感的操作！

特長の2つ目としてあげられるのが、ドラッグ＆ドロップによる直感的操作が可能な点です。

導入したものの操作が難しく使いこなせないでいては、ツールの効果を最大限に生かすことはできません。その点Asana（アサナ）は操作性が高く、学習コストを大幅に要する心配はありません。

タスクをドラッグ＆ドロップして、日程や工数の調整を行えます！簡単操作が可能なことに加えてアプリでの利用もできるため、非常に取り入れやすいツールといえますね。

特長③工数管理に便利な拡張機能！

特長の3つ目は、工数管理に便利な拡張機能が利用できる点です。

Asana（アサナ）は、外部ツールとの連携機能が非常に充実しています。その中でも今回ご紹介するのが、Google Chromeの拡張機能であるToggleです。

Toggleをツールに追加することで、それぞれのタスクに計測ボタンが設置されます。このボタンを作業前に押して終了後に再度押すだけで、作業時間を自動で計測してくれます。

これによって正確な工数入力が可能となり、精度の高い工数管理が実現します！またメンバーの方の工数入力の手間が省けますね！

気軽に取り入れやすい工数管理ツール

ここからはアプリ版はないものの、低コストかつ気軽に導入しやすいツールをご紹介させていただきます！

日報を用いた工数管理ツール『Pace（ペース）』

Pace（ペース）とは普段の日報入力だけで、リアルタイムな残存利益を見える化できる工数管理ツールです。

アプリ版はございませんが、クラウド型のためインターネット環境があればどこでもご利用できます。

Pace（ペース）の特長

Pace（ペース）の特長は、大きく分けて以下の3点になります。

Paceは、“日報をもとにした工数管理ツール”になりますので、一般的な日報としてではなく、日報データをもとに業務効率化・生産性向上を図る際の指針として活用いただくことをおすすめします。

今まで見えていなかった「残存利益」が常に見える化されることで、メンバーの当事者意識の高まりやモチベーション向上にも一役買ってくれます！

参考記事：『制作会社におすすめ！工数管理ツール『Pace(ペース)』とは？』

そのほかの”おすすめの工数管理ツール”については、以下記事にてご紹介しておりますので、こちらをご参考ください！

参考記事：『【業種別】工数管理におすすめツール12選｜料金・機能を徹底比較』

さいごに

いかがでしたでしょうか？

今回はアプリ版のあるツールと比較的低コストで気軽に取り入れやすいツールをご紹介させていただきました。

今回紹介させていただいたツールはすべて無料体験を行うことができます！まずは1度試してみて「会社に合っているか」、「無理なく続けていけるか」など様々な観点から比較検討してみてください！