ロゴ

はじめに

下記のデータ登録に関するマニュアルをご覧になられていない場合は、
先に下記マニュアルをご覧ください。

【はじめにお読みください】データ登録について

案件をすべて登録せずにPaceを運用する方法

「すべての案件を登録するは、大変…。」という方は、
すべての案件を登録せずにPaceを活用する方法もあります。

すべての案件を登録せずに、かんたんに運用するPace活用方法まとめ💡

 

顧客の登録

案件の登録には顧客情報が必須ですので、
顧客を登録しないと、案件の登録はできません。
顧客を登録していない場合は、まず顧客の登録を行ってください。

顧客CSV一括登録・更新マニュアル

案件CSVについて

案件CSVで登録する情報

案件CSVでは、案件名や請求タイミングなどの案件情報を登録します。

【注意】請求金額や請求状況などの案件の請求に関わる情報は、別の請求情報CSVから登録します。
請求情報CSVのマニュアルはこちらをご覧ください。→請求情報CSV一括登録・更新マニュアル

案件の請求タイミングについて

案件には、一括・分割・定期という3つの請求タイミングが存在します。

  • 一括請求
    • 請求を1回だけ行う
  • 分割請求
    • 請求を複数に分けて行う
    • 活用例)売上を50%ずつで、日を分けて請求したい時
  • 定期請求
    • 定期的に請求を行う
    • 活用例)自社サービス利用料金を毎月請求したい時

一括および分割請求と定期請求の案件では、CSVで指定する情報が異なります。
これに伴い、案件CSV一括登録ページでは、
一括および分割請求の案件の一括登録と、定期請求の案件の一括登録を分けてあります。

CSVでのデータ指定方法

CSVでは、1行ごとに1案件を指定する形式となっています。

以下、各項目に対する指定方法になります。

全ての請求タイミングで指定する情報

ID
  • 新しいデータを登録する際は、空のままにしてください。
  • 登録済の案件の場合は、IDが指定されています。
    登録済のデータを更新する時は、IDを消さないようにしてください。
案件No
  • 案件Noは新規登録時に自動的に割り振られますので、指定は不要です。
  • 登録済の案件には、その案件Noが表示されています。
    案件Noの変更はできません。
顧客ID(必須)
  • 案件の顧客の顧客IDを指定します。
  • 顧客IDは顧客CSV(clients.csv)を顧客CSV一括登録ページからダウンロードして確認してください。
    • clients.csvの「ID」列が顧客IDになります。
      clients.csvで、顧客IDと顧客名を両方コピーして、案件CSVに貼り付けますと効率的です。
    • 顧客名から顧客IDを出したい時は、
      vlookup関数を使うと便利です。
      vlookupの使い方は、こちらからご覧ください。
顧客名
  • 案件の顧客名です。
  • こちらで顧客名を変更しても更新はされません。
  • 顧客名を変更したい場合は、顧客のCSV一括登録から行ってください。

案件名(必須)

  • 最大100文字まで指定できます。
案件区分
  • 最大100文字まで指定できます。
  • 登録済みの案件区分名を指定してください。
    ※登録されていないものは、指定できません。
見積日
  • 以下のどちらかの形式(ハイフンまたはスラッシュ)で入力してください。

    2019-01-01
    2019/12/31

検収日
  • 以下のどちらかの形式(ハイフンまたはスラッシュ)で入力してください。

    2019-01-01
    2019/12/31

受注状況(必須)
  • 指定可能項目
    • 受注予定、受注済、失注
    • これ以外の項目は指定できません。
進捗状況(必須)
  • 指定可能項目
    • 未着手,着手中,納品済,検収済
    • これ以外の項目は指定できません。
請求タイミング(必須)
  • 指定可能項目
    • 一括請求、分割請求、定期請求
    • これ以外の項目は指定できません。
社内メモ
  • 案件に対するメモがあれば、記入してください。
  • 改行も可能です。
    • ※エクセルの場合、Altキーを押しながらエンターを押すと、セル内で改行されます。
管理コード
  • 社内での管理番号などがありましたら、こちらにご登録ください。
  • 最大100文字まで指定できます。

請求タイミングが「定期請求」の際に指定する情報

契約期間開始日、
契約期間終了日

  • 契約自動更新が「on」の場合、必須
    • 契約自動更新が「on」の場合、契約期間終了日の翌日になると新しい請求が自動的に作成され、
      契約期間終了日が更新されます。契約自動更新の詳細ついては、こちらをご覧ください。
  •  定期請求の契約期間を指定します
    • 契約期間開始日は、月の1日を指定してください。
    • 契約期間終了日は、月末を指定してください。
  • 以下のどちらかの形式(ハイフンまたはスラッシュ)で
    入力してください。

    2019-01-01
    2019/12/31

定期請求間隔
  • 請求タイミングが「定期請求」の場合、必須
  • 指定可能項目
    • 毎年、毎月
売上計上日の分割
  • 定期請求間隔が「毎年」の場合、必須
  • 定期請求間隔が「毎年」の場合に、売上計上日を各月に分割したい時、
    こちらで売上計上日の分割を指定しますと、自動契約更新時に、
    売上計上日を各月に分割した形で、請求が登録されます。

    • 請求日はすべて請求日で指定した日になります。
  • 指定形式
    • 分割する場合
      • true(大文字も可:TRUE)
    • 分割しない場合
      • false(大文字も可:FALSE)

定期請求額(税抜)

  • 契約自動更新が「on」の場合、必須
    • 例)10000
  • 自動更新更新時に、この金額を元に請求が作成されます。

指定金額の違い

【注意】定期請求間隔や売上計上日の分割によって、指定すべき金額が異なります。

  • 定期請求間隔が「毎年」で、売上計上日の分割をする場合
    • 毎月の計上額を指定してください
  • 定期請求間隔が「毎年」で、売上計上日の分割をしない場合
    • 毎年の売上を指定してください
  • 定期請求間隔が「毎月」の場合
    • 毎月の売上を指定してください
契約自動更新
  • 請求タイミングが「定期請求」の場合、必須
  • 契約自動更新をONしますと、
    契約期間終了日を過ぎると、自動的に請求が作成されます。
  • 指定方法
    • 自動更新をする場合
      • on
    • 自動更新をしない場合
      • off
更新単位
  • 契約自動更新が「on」の場合、必須
  • 何ヶ月単位で契約を更新していくかを指定します。
    • ここで指定した月の数だけ、請求が自動で作成されます。
  • 指定可能値
    • 定期請求間隔:毎年の場合、「12」以外指定できません。
    • 定期請求間隔:毎月の場合、「1〜11」のどれかを指定できます。
      • 例)6ヶ月ごとの更新の場合→6と指定
請求情報の設定
  • こちらを「on」と指定しますと、
    他のセルで指定された定期請求情報(定期請求間隔、売上計上日の分割、定期請求額、契約期間)をもとに、
    請求情報が登録されます。
    ※管理画面の案件登録ページの定期請求での「請求情報の設定」と同じ操作が行われます。

    • これによって、請求情報を請求情報CSVから登録する必要がなくなりますので、
      はじめに定期請求の案件を登録される際は、こちらの機能をご活用ください。 🙂 
    • 設定される消費税は、請求日によって税率を変更して算出されます。
      • 請求日が2019年9月30日以前:税率8%で計算
      • 請求日が2019年10月1日以降:税率10%で計算
  • 注意すでに案件に請求情報が存在する場合は、
    その請求情報はすべて削除され、新しい請求情報が作成されます。

    • もし、定期請求情報の設定を間違えて、請求情報の設定をしてしまった場合は、
      正しい定期請求情報を設定後、再度こちらを「on」と指定してインポートしてください。
      ※間違えて設定された請求情報は削除されます。
  • 指定方法
    • 請求情報の設定を行う場合:「on」

請求タイミングごとのCSVでの指定例

※横にスクロールして、ご覧ください。

請求タイミング:「一括請求」の場合

ID 顧客ID 顧客名 案件名 案件区分名 見積日 検収日 受注状況 進捗状況 請求タイミング 社内メモ 管理コード
  1 株式会社リーピー Webサイト制作 サイト制作 2019/10/1 2019/12/1 受注済 着手中 一括請求 社内メモです。
自由に書いてください。
1021

請求タイミング:「分割請求」の場合

ID 顧客ID 顧客名 案件名 案件区分名 見積日 検収日 受注状況 進捗状況 請求タイミング 社内メモ 管理コード
  1 株式会社リーピー Webサイト制作 サイト制作 2019/10/1 2019/12/1 受注済 着手中 分割請求 社内メモです。
自由に書いてください。
1021

 

請求タイミング:「定期請求」で、定期請求間隔:「毎年」の場合

※この例では、売上計上日の分割をonしています

ID 顧客ID 顧客名 案件名 案件区分名 見積日 検収日 受注状況 進捗状況 請求タイミング 契約期間開始日 契約期間終了日 定期請求間隔 売上計上日の分割 定期請求額(税抜) 契約自動更新 更新単位 社内メモ 管理コード 請求情報の設定
  1 株式会社リーピー Pace利用料 Pace 2019/10/1 2019/12/1 受注済 着手中 定期請求 2019/4/1 2020/3/31 毎年 TRUE 3000 on 12      

請求タイミング:「定期請求」で、定期請求間隔:「毎月」の場合

※この例では、更新単位を1ヶ月にしています。

ID 顧客ID 顧客名 案件名 案件区分名 見積日 検収日 受注状況 進捗状況 請求タイミング 契約期間開始日 契約期間終了日 定期請求間隔 売上計上日の分割 定期請求額(税抜) 契約自動更新 更新単位 社内メモ 管理コード 請求情報の設定
  1 株式会社リーピー Pace利用料 Pace 2019/10/1 2019/12/1 受注済 着手中 定期請求 2019/4/1 2020/3/31 毎月   3000 on 1      

データがインポートできない場合

アップロードしたデータがインポートできない場合は、下記をご覧にください。

データがインポートできない場合

コメントを書く

下記項目すべて入力のうえ、コメントしてください。

関連記事